Planner
Aufgaben im Team mit Kanban-Board
Microsoft Planner
Microsoft Planner ist ein Werkzeug, mit dem Sie Aufgaben im Team organisieren können. Es zeigt Aufgaben als Karten auf einer übersichtlichen Tafel an — ähnlich wie Haftnotizen auf einem Whiteboard.
Die Aufgabentafel (Kanban-Board)
Aufgaben werden in Spalten (sogenannte Buckets) sortiert, z. B. „Zu erledigen", „In Bearbeitung" und „Erledigt". Per Drag & Drop verschieben Sie Aufgaben zwischen den Spalten.
Aufgaben zuweisen
Weisen Sie jede Aufgabe einer oder mehreren Personen zu. So ist klar, wer was macht. Die zugewiesene Person erhält eine Benachrichtigung.
Fälligkeitsdaten und Checklisten
Legen Sie für jede Aufgabe ein Fälligkeitsdatum fest und fügen Sie eine Checkliste mit Teilschritten hinzu. So behalten Sie den Fortschritt im Blick.
Farbige Bezeichnungen für Prioritäten
Verwenden Sie farbige Bezeichnungen (Labels), um Aufgaben nach Priorität oder Kategorie zu kennzeichnen — z. B. Rot für „Dringend" oder Grün für „Niedrige Priorität".
Planner in Teams einbinden
Planner lässt sich direkt in Microsoft Teams einbinden. So hat Ihr gesamtes Team die Aufgaben immer im Blick — ohne zwischen Programmen wechseln zu müssen.
Planner als Registerkarte hinzufügen
Fügen Sie in einem Teams-Kanal eine neue Registerkarte hinzu und wählen Sie Planner. Erstellen Sie einen neuen Plan oder verknüpfen Sie einen vorhandenen.
Alle sehen die Aufgaben
Jedes Mitglied des Teams sieht die Aufgabentafel und kann Aufgaben anlegen, ändern oder als erledigt markieren. So arbeiten alle auf dem gleichen Stand.
Benachrichtigungen bei Zuweisung
Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird, erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung in Teams. So verpassen Sie keine neuen Aufgaben.
Ideal für Projekte und Team-Koordination
Nutzen Sie Planner in Teams, um Projektaufgaben zu verfolgen, Verantwortlichkeiten zu klären und den Gesamtfortschritt im Team sichtbar zu machen.
Microsoft Lists
Microsoft Lists hilft Ihnen, Informationen strukturiert zu erfassen und zu verfolgen. Stellen Sie es sich wie eine intelligente Tabelle vor — ähnlich wie Excel, aber mit zusätzlichen Funktionen für die Zusammenarbeit.
Strukturierte Daten erfassen
Erstellen Sie Listen mit eigenen Spalten für genau die Informationen, die Sie brauchen — z. B. Status, Verantwortlicher, Datum, Kategorie.
Fertige Vorlagen nutzen
Lists bietet Vorlagen für häufige Anwendungsfälle: Problemverfolgung, Veranstaltungsplanung, Inventar und mehr. Sie können die Vorlagen an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Ansichten, Filter und Regeln
Erstellen Sie verschiedene Ansichten, um Ihre Daten zu filtern und zu sortieren. Mit Regeln können Sie automatische Aktionen auslösen — z. B. eine Benachrichtigung, wenn sich ein Status ändert.
Unterschied zu Planner
Lists eignet sich für strukturierte Daten und deren Nachverfolgung. Planner ist für die Verwaltung von Aufgaben gedacht. Beide ergänzen sich und können in Teams eingebunden werden.
Wann Planner, wann Lists?
Planner und Lists haben unterschiedliche Stärken. Hier eine klare Orientierung, wann Sie welches Werkzeug nutzen sollten:
Planner: „Wer macht was bis wann?"
Verwenden Sie Planner, wenn es um Aufgaben geht: Aufgaben an Personen zuweisen, Fortschritt verfolgen und Fälligkeiten im Blick behalten. Planner beantwortet die Frage: Was muss noch erledigt werden?
Lists: „Welche Daten müssen wir erfassen?"
Verwenden Sie Lists, wenn Sie strukturierte Informationen sammeln, filtern und sortieren möchten. Lists beantwortet die Frage: Welche Informationen müssen wir nachverfolgen?
Beide in Teams nutzbar
Sowohl Planner als auch Lists können als Registerkarte in Teams eingebunden werden. So hat Ihr Team alles an einem Ort — ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.
Praxis-Beispiele
Hier sehen Sie konkrete Beispiele, wie Planner und Lists im Arbeitsalltag der Bank eingesetzt werden können:
Planner-Beispiele
Sprint-Planung IT: Aufgaben pro Sprint zuweisen und Fortschritt verfolgen.
Onboarding-Checkliste: Alle Schritte für neue Mitarbeiter als Aufgaben anlegen und abhaken.
Quartalsaufgaben: Wiederkehrende Aufgaben pro Quartal planen und an Verantwortliche verteilen.
Lists-Beispiele
Asset-Inventar: Geräte und Ausstattung mit Standort, Verantwortlichem und Status erfassen.
Schulungsübersicht: Alle Schulungen mit Terminen, Teilnehmern und Status nachverfolgen.
Kontaktlisten: Wichtige Ansprechpartner mit Abteilung, Rolle und Erreichbarkeit pflegen.
Praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Plan anlegen und verwalten
Erster Aufruf des Planner über office.com
Melden Sie sich auf office.com an und wählen Sie im App-Starter Planner. Beim ersten Aufruf legt Microsoft 365 das persönliche Planner-Hub an.
Neuen Plan einer Microsoft-365-Gruppe zuordnen
Beim Anlegen eines neuen Plans den Schalter Zu einer bestehenden Microsoft-365-Gruppe hinzufügen aktivieren und die Gruppe auswählen. Damit haben alle Gruppenmitglieder Zugriff.
Plan umbenennen / Plan-Einstellungen / Plan löschen
Drei-Punkte-Menü oben rechts auf der Plan-Seite > Plan-Einstellungen oder Plan umbenennen. Wichtiger Hinweis: Wenn Sie einen Plan löschen, sind alle zugehörigen Aufgaben und Buckets unwiderruflich weg.
Buckets organisieren
Neuen Bucket erstellen / umbenennen
Im Plan rechts auf Neuen Bucket hinzufügen klicken und Namen vergeben. Zum Umbenennen den Bucket-Titel direkt anklicken.
Bucket verschieben / löschen
Drei-Punkte-Menü am Bucket > Verschieben oder Löschen. Vor dem Löschen prüfen, ob der Bucket noch Aufgaben enthält — diese werden mit gelöscht.
Aufgaben anlegen und detailliert beschreiben
Neue Aufgabe anlegen / Basisdaten erfassen
Im Bucket auf Aufgabe hinzufügen. Pflichtfeld ist nur der Aufgabenname; Fälligkeit und zugewiesene Person können direkt mitgegeben werden. Per Klick auf die Aufgabe öffnen Sie die Detailansicht zum Erfassen aller weiteren Basisdaten.
Aufgabe in einen Bucket verschieben / Aufgabe löschen
Drag & Drop zwischen Buckets — oder im Aufgaben-Detailfenster über das Drei-Punkte-Menü Verschieben in … bzw. Löschen.
Notiz, Kommentar und Checkliste zur Aufgabe
In der Aufgaben-Detailansicht: Notizen für ergänzende Beschreibung, Checkliste für Teilschritte (mit Haken pro Item), Kommentare für den Austausch mit anderen Bearbeitern.
Bild, Link oder Datei zur Aufgabe hinzufügen
In der Aufgabe unter Anlagen > Datei / Link / Bild. Dateien werden in die zur Microsoft-365-Gruppe gehörige SharePoint-Bibliothek hochgeladen.
Bezeichnung (Label) einer Aufgabe zuweisen
In der Aufgaben-Detailansicht im Bereich Bezeichnungen einen oder mehrere farbige Label vergeben. Die Bezeichnungen werden auch auf der Karte im Board angezeigt.
Suchen, sortieren und filtern
In einem Plan suchen
Über das Lupensymbol im Plan-Header können Sie nach Aufgabentexten, Personen oder Bezeichnungen suchen.
Aufgaben über Gruppierungen sortieren
Oben rechts Gruppieren nach> Bucket, Fälligkeit, Status, zugewiesene Person, Bezeichnung oder Priorität. Die Tafel ordnet sich passend an.
Eigene Aufgaben in einem Plan anzeigen
Filter oben rechts > Mir zugewiesen. So sehen Sie nur Ihre Aufgaben in diesem Plan.
Erledigte Aufgaben aus- und einblenden
Im Bucket-Header gibt es einen Schalter für erledigte Aufgaben — Klick blendet sie aus, weiterer Klick wieder ein.
Überblick und Benachrichtigung
Aufgaben im Planner-Kalender anzeigen
Im Plan oben über das Menü Kalender auswählen. Aufgaben mit Fälligkeit erscheinen automatisch im Kalender-Layout.
Benachrichtigungen aus Planner einstellen
Über das Zahnrad-Icon im Planner-Hub > Benachrichtigungen. Pro Plan oder global einstellen, welche Ereignisse per E-Mail kommen.