Microsoft Teams
Chats, Kanäle & Zusammenarbeit
Was ist ein Team?
Ein Team ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsam an einem Thema oder Projekt arbeiten. Innerhalb eines Teams gibt es Kanäle, in denen die eigentliche Kommunikation stattfindet.
Teams als Arbeitsgruppe
Jedes Team bringt die richtigen Personen zusammen — z. B. Ihre Abteilung, eine Projektgruppe oder ein bestimmtes Fachgebiet. Sie sehen nur die Teams, denen Sie angehören.
Kanäle als Unterbereiche
Jedes Team hat mindestens einen Kanal: den Kanal Allgemein. Zusätzliche Kanäle können für bestimmte Themen oder Projekte erstellt werden, damit Gespräche übersichtlich bleiben.
Neue Kanäle erstellen
Sie können eigene Kanäle anlegen, wenn ein neues Thema oder Projekt entsteht. So hat jedes Thema seinen eigenen Bereich, und die Kommunikation bleibt geordnet.
Kanäle verstehen
Kanäle sind die Herzstücke eines Teams. Hier finden Unterhaltungen statt, werden Dateien geteilt und Informationen festgehalten.
Kanal „Allgemein"
Der Kanal Allgemein ist in jedem Team vorhanden und eignet sich für übergreifende Ankündigungen und allgemeine Themen.
Private Kanäle
Private Kanäle sind nur für ausgewählte Mitglieder sichtbar. Das ist nützlich, wenn vertrauliche Themen besprochen werden sollen.
Registerkarten in Kanälen
Jeder Kanal hat Registerkarten wie Beiträge (für Unterhaltungen) und Dateien (für gemeinsame Dokumente). Sie können weitere Registerkarten hinzufügen, z. B. für Aufgaben oder Notizen.
Beiträge vs. Chat
Beiträge im Kanal sind für alle Mitglieder sichtbar und bleiben dauerhaft erhalten. Chats sind private Gespräche zwischen einzelnen Personen oder kleinen Gruppen.
Chats und Anrufe
Neben der Kommunikation in Kanälen können Sie in Teams auch direkt mit Kollegen chatten, telefonieren oder Videogespräche führen.
Einzelchat
Ein Einzelchat ist ein privates Gespräch zwischen Ihnen und einer anderen Person. Klicken Sie auf Chat und suchen Sie den Namen des Kollegen.
Gruppenchat
Im Gruppenchat können Sie mit mehreren Personen gleichzeitig schreiben. Das ist praktisch, wenn ein kurzer Austausch mit einer kleinen Gruppe nötig ist, ohne dafür einen Kanal anzulegen.
Audio- und Videoanrufe
Sie können direkt aus einem Chat heraus anrufen — per Sprache oder mit Video. Das ist oft schneller als eine E-Mail, wenn eine kurze Rückfrage genügt.
Bildschirm teilen
Während eines Gesprächs können Sie Ihren Bildschirm zeigen. Das ist hilfreich, um gemeinsam ein Dokument durchzugehen oder etwas zu erklären.
Dateien in Teams
In Teams können Sie Dateien teilen und gemeinsam bearbeiten. Dabei ist es wichtig zu wissen, wo die Dateien tatsächlich gespeichert werden.
Dateien in Kanälen = SharePoint
Alle Dateien, die Sie in einem Kanal teilen, werden automatisch in SharePoint gespeichert. Das bedeutet: Alle Team-Mitglieder haben Zugriff, und die Dateien sind sicher abgelegt.
Dateien im Chat = OneDrive
Dateien, die Sie in einem privaten Chat senden, werden in Ihrem OneDrive gespeichert. Nur die Chat-Teilnehmer haben Zugriff darauf.
Dateien wiederfinden
Klicken Sie in einem Kanal auf die Registerkarte Dateien, um alle dort geteilten Dokumente zu sehen. Sie können auch die Suchfunktion nutzen, um eine bestimmte Datei zu finden.
Gemeinsam bearbeiten
Sie können Dokumente direkt in Teams öffnen und gleichzeitig mit Kollegen daran arbeiten. Änderungen werden sofort für alle sichtbar — ohne dass verschiedene Versionen entstehen.
Besprechungen
In Teams können Sie an Online-Besprechungen teilnehmen, diese planen und zusätzliche Funktionen wie Bildschirmfreigabe oder Aufzeichnung nutzen.
An Besprechungen teilnehmen
Klicken Sie auf den Link in der Einladung oder auf Teilnehmen im Kalender. Prüfen Sie vorher Kamera und Mikrofon.
Besprechung planen
Über den Kalender in Teams (oder in Outlook) können Sie neue Besprechungen erstellen und Teilnehmer einladen. Der Besprechungslink wird automatisch erzeugt.
Bildschirm freigeben
Klicken Sie in der Besprechung auf Inhalte teilen und wählen Sie Ihren Bildschirm oder ein bestimmtes Fenster. So können alle Teilnehmer sehen, was Sie zeigen möchten.
Aufzeichnung und Besprechungsnotizen
Sie können Besprechungen aufzeichnen, damit Kollegen, die nicht teilnehmen konnten, das Gespräch später ansehen können. Zusätzlich können Sie Besprechungsnotizen führen, die automatisch mit allen Teilnehmern geteilt werden.
Teams-Tipps für den Bankarbeitsalltag
Mit diesen praktischen Tipps nutzen Sie Teams noch effizienter in Ihrem täglichen Arbeitsablauf.
@-Erwähnungen nutzen
Tippen Sie @ gefolgt vom Namen einer Person, um diese gezielt zu benachrichtigen. Die Person erhält dann eine Meldung und übersieht Ihre Nachricht nicht.
Wichtige Nachrichten anheften
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht und wählen Sie Anheften. So bleibt die Nachricht oben im Kanal sichtbar und geht nicht unter.
Status setzen
Setzen Sie Ihren Status auf Verfügbar, Beschäftigt oder Nicht stören, damit Ihre Kollegen wissen, ob Sie gerade erreichbar sind.
Benachrichtigungen anpassen
Unter Einstellungen > Benachrichtigungen legen Sie fest, worüber Sie informiert werden möchten. So werden Sie nicht von zu vielen Meldungen abgelenkt.
Nützliche Tastenkombinationen
Strg + E öffnet die Suche. Strg + N startet einen neuen Chat. Diese Abkürzungen helfen, schneller durch Teams zu navigieren.
Praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Profil und Kanäle
Profilbild hinzufügen
Klick auf Ihre Initialen oben rechts > Profilbild ändern. Bild auswählen, zuschneiden, speichern — das neue Bild erscheint sofort in Chat, Kanälen und Besprechungen.
Neuen Kanal erstellen / Kanal umbenennen
Im Team auf Drei-Punkte-Menü > Kanal hinzufügen. Späteres Umbenennen erfolgt über das gleiche Menü > Kanal bearbeiten.
Kanaldetails einblenden
Im Kanal oben rechts auf Kanaldetails anzeigen. Sie sehen Mitgliederliste, Kanal-Einstellungen und letzte Aktivitäten in einer Seitenleiste.
Dateien in Kanälen
Datei einem Kanal hinzufügen
Im Kanal-Reiter Dateien auf Hochladenoder per Drag & Drop. Dateien werden in der zugehörigen SharePoint-Bibliothek abgelegt.
Registerkarte für eine Datei hinzufügen
Datei im Kanal markieren > Als Registerkarte hinzufügen. Die Datei erscheint dann zusätzlich als eigener Tab oben im Kanal.
Registerkarte „Notizen" wiederherstellen
Wenn der OneNote-Tab eines Teams versehentlich entfernt wurde: + > OneNote in den Tabs oben > Vorhandenes Notizbuch verwenden und das Team-Notizbuch auswählen.
Datei in Teams bearbeiten
Datei im Reiter Dateien per Klick öffnen > In Teams bearbeiten. Mehrere Personen können gleichzeitig schreiben — Änderungen werden direkt synchronisiert.
Vorherige Versionen einer Datei wiederherstellen
Rechtsklick auf die Datei > Versionsverlauf. Eine frühere Version per Wiederherstellen zurückholen — die aktuelle Version bleibt als neuer Eintrag im Verlauf erhalten.
Neue Datei in Teams erstellen / Datei in Chat hinzufügen
Im Reiter Dateien > Neu > Word/Excel/PowerPoint. Im Chat erfolgt das über das Büroklammer-Symbol unter der Eingabezeile.
Hinzufügen von Teams-Dateien zum Explorer als Verknüpfung
Im Kanal-Reiter Dateien > Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen. Die Bibliothek erscheint danach als Ordner im Windows-Explorer und lässt sich wie eine lokale Ablage nutzen.
Dateien im Windows-Explorer über eine Synchronisierung anzeigen
Im Kanal-Reiter Dateien > Synchronisierung. Inhalte des Kanals werden lokal gespiegelt — auch ohne dauerhafte Internetverbindung verfügbar.
Chats und Nachrichten
Chatnachricht bearbeiten
Mit der Maus über die eigene Nachricht fahren > Drei-Punkte-Menü > Bearbeiten. Empfänger sehen den Vermerk „Bearbeitet".
Chatnachricht mit Verzögerung senden
Beim Verfassen einer Nachricht längerer Klick auf Senden > Senden zu …> Datum und Uhrzeit auswählen.
Chat löschen / wiederherstellen
In der Chat-Liste Rechtsklick auf den Chat > Ausblenden bzw. Löschen. Ausgeblendete Chats können über die Suchleiste wieder eingeblendet werden.
Antwortvorschläge in Chats verwenden
Unter eingehenden Nachrichten erscheinen automatische Vorschläge wie „Danke!" oder „Verstanden". Klick übernimmt sie ins Eingabefeld.
Neue Aufgabe aus einer Chatnachricht erstellen
Drei-Punkte-Menü an einer Nachricht > Weitere Aktionen > Aufgabe erstellen. Die Nachricht wandert in Ihre To-Do-Liste oder einen ausgewählten Plan.
Sofortbesprechung in einem Chat starten
Im Chat oben rechts auf Besprechen. Beteiligte erhalten eine Einladung und können sofort beitreten.
Neue Unterhaltung in einem Kanal senden / Text formatieren
Im Kanal auf Neue Unterhaltung, Betreff vergeben (sinnvoll bei längeren Threads). Mit dem A-Symbol unter der Eingabezeile öffnen Sie Formatierungsoptionen (Fett, Listen, Tabellen, Anhänge …).
Suche
Im Aktivitätenfeed suchen
Im linken Bereich auf Aktivität; Filter z. B. nach Erwähnungen, Antworten oder Aufgaben.
In Teams suchen / Kontakte und Apps über die Suchleiste suchen
Suchleiste oben — eine zentrale Suche über Nachrichten, Personen, Dateien und Apps. Mit Filtern lassen sich die Ergebnisse einschränken.
Besprechungen führen
Einstellungen einer Besprechung bearbeiten
Im Termin auf Besprechungsoptionen — legen Sie fest, wer warten muss, wer präsentieren darf, Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung, Untertitel.
Mikrofon und Bildschirm teilen
In der laufenden Besprechung Mikrofon-Symbol zum Stummschalten/aktivieren; Inhalt teilen-Symbol für Bildschirm, Fenster, Whiteboard oder PowerPoint Live.
Excel-Datei in einer Besprechung live bearbeiten
Über Inhalt teilen > Excel die Datei direkt einbinden. Teilnehmende mit Berechtigung können mitschreiben — ohne dass Sie den Bildschirm freigeben müssen.
Laserpointer während einer Teams-Besprechung verwenden
Beim Präsentieren oben in der Werkzeugleiste auf Laserpointer. Der rote Punkt folgt der Mausbewegung — ideal, um auf einzelne Stellen hinzuweisen.
Anmerkungen löschen
Bei eingeschalteten Anmerkungen erscheint ein Radiergummi-Symbol > einzelne Striche entfernen oder über Alle Anmerkungen löschen.
Ton nachträglich zu geteiltem Inhalt hinzufügen
Beim Inhalts-Teilen einen Haken bei Audio einschließen setzen — auch während des Teilens nachträglich aktivierbar über das Lautsprecher-Symbol in der Werkzeugleiste.
Erstellen einer Momentaufnahme
In der Besprechung über das Drei-Punkte-Menü > Momentaufnahme erstellen. Das Bild wird in der Chat-Historie der Besprechung abgelegt.
Organisationsstruktur eines Teammitglieds anzeigen
Klick auf den Namen einer Person > im Kontextfenster auf das Organigramm-Symbol. Sichtbar sind Vorgesetzte und direkte Berichtsbeziehungen.