Outlook Desktop
Klassisches Outlook am Arbeitsplatz
E-Mails schreiben und verwalten
Outlook ist Ihr zentrales Werkzeug für die gesamte E-Mail-Kommunikation in der Bank. Hier schreiben, beantworten und organisieren Sie Ihre Nachrichten.
Neue E-Mail erstellen
Klicken Sie auf Neue E-Mail, geben Sie den Empfänger ein, schreiben Sie einen Betreff und Ihren Text. Mit Senden geht die Nachricht raus.
Antworten und Weiterleiten
Antworten sendet Ihre Rückmeldung nur an den Absender. Allen antworten erreicht alle bisherigen Empfänger. Weiterleiten schickt die Nachricht an eine neue Person.
CC und BCC verstehen
CC (Kopie) bedeutet: Diese Person erhält die Mail zur Kenntnis. BCC (Blindkopie) bedeutet: Diese Person erhält die Mail, ohne dass andere Empfänger das sehen.
Ordner nutzen
Erstellen Sie Ordner, um Ihre E-Mails zu sortieren — z. B. nach Projekten, Kunden oder Themen. So behalten Sie den Überblick, auch bei vielen Nachrichten.
E-Mails suchen
Nutzen Sie die Suchleiste oben in Outlook. Sie können nach Absender, Betreff, Stichworten oder Anhängen suchen. Das spart Zeit, wenn Sie eine bestimmte Nachricht wiederfinden möchten.
Kalender nutzen
Der Outlook-Kalender hilft Ihnen, Termine zu planen, Besprechungen zu organisieren und den Überblick über Ihren Arbeitstag zu behalten.
Termine erstellen
Klicken Sie im Kalender auf den gewünschten Zeitraum und tragen Sie Ihren Termin ein. Geben Sie Titel, Uhrzeit und bei Bedarf einen Ort an.
Kollegen einladen
Fügen Sie über das Feld Teilnehmer Ihre Kollegen hinzu. Diese erhalten eine Einladung per E-Mail und können zu- oder absagen.
Verfügbarkeit prüfen
Mit dem Terminplanungs-Assistenten sehen Sie, wann Ihre Kollegen frei sind. So finden Sie schnell einen passenden Zeitpunkt für alle.
Wiederkehrende Termine
Für regelmäßige Besprechungen (z. B. wöchentliches Team-Meeting) können Sie einen Serientermin anlegen. So müssen Sie den Termin nur einmal erstellen.
Besprechungen planen
Outlook und Microsoft Teams arbeiten eng zusammen. Sie können direkt aus Outlook heraus Online-Besprechungen erstellen, ohne Teams extra öffnen zu müssen.
Teams-Besprechung erstellen
Wenn Sie einen neuen Termin anlegen, aktivieren Sie die Option Teams-Besprechung. Outlook erzeugt automatisch einen Teilnahme-Link, den alle Eingeladenen in der Einladung sehen.
Automatischer Besprechungslink
Der Link zur Online-Besprechung wird automatisch in die Einladung eingefügt. Teilnehmer klicken einfach auf An Teams-Besprechung teilnehmen, um beizutreten.
Räume und Ressourcen hinzufügen
Für Besprechungen vor Ort können Sie über das Feld Raum hinzufügen einen verfügbaren Besprechungsraum buchen. So vermeiden Sie Doppelbelegungen.
Kontakte und Verteiler
Outlook enthält ein umfassendes Adressbuch mit allen Mitarbeitern der Bank. Sie können Kontakte finden und Verteilerlisten nutzen, um Nachrichten an Gruppen zu senden.
Adressbuch durchsuchen
Im Adressbuch finden Sie alle Kollegen mit Namen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Beginnen Sie einfach, den Namen einzutippen — Outlook schlägt passende Kontakte vor.
Verteilerlisten
Verteilerlisten sind vorgefertigte Gruppen (z. B. „Alle Führungskräfte" oder „Abteilung Kredit"). Wenn Sie eine Nachricht an die Liste senden, erhalten alle Mitglieder die E-Mail.
Kontaktgruppen erstellen
Sie können eigene Kontaktgruppen anlegen, wenn Sie regelmäßig dieselben Personen anschreiben. Das spart Zeit, weil Sie nicht jeden Empfänger einzeln eintippen müssen.
Praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Konkrete Workflows, die Sie häufig im Bankenalltag brauchen — aufgeteilt nach E-Mails, Kalender, Stellvertretung, Kontakte und Einstellungen.
E-Mails erstellen, organisieren und suchen
Entwurf bearbeiten
Eine angefangene E-Mail finden Sie im Ordner Entwürfe. Öffnen Sie den Entwurf per Doppelklick, schreiben Sie weiter und klicken Sie anschließend auf Senden.
E-Mail-Vorlage erstellen
Verfassen Sie eine Mail wie gewohnt und wählen Sie Datei > Speichern unter > Outlook-Vorlage (*.oft). Beim nächsten Mal öffnen Sie die Vorlage über Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen.
E-Mail an eine Kontaktliste senden
Tippen Sie im An-Feld den Namen der Verteilerliste ein — Outlook löst die Liste beim Senden auf, und alle eingetragenen Mitglieder erhalten die Nachricht.
Anhang in der Vorschau anzeigen
Klicken Sie in der geöffneten oder markierten E-Mail auf den Anhang — Outlook zeigt den Inhalt direkt im Lesebereich an, ohne dass Sie die E-Mail in einem neuen Fenster öffnen müssen.
Neuen Ordner erstellen / Ordnerbereich minimieren
Rechtsklick auf das Postfach > Neuer Ordner. Den linken Ordnerbereich klappen Sie über den Pfeil oben rechts in der Ordnerliste ein und aus — nützlich, wenn Sie mehr Platz für den Lesebereich brauchen.
Absender sperren / als Junk markieren
Rechtsklick auf eine unerwünschte Mail > Junk > Absender sperren. Künftige Nachrichten dieses Absenders landen automatisch im Junk-Ordner.
Absender zu den Kontakten hinzufügen
Rechtsklick auf den Namen im Nachrichtenkopf > Zu Outlook-Kontakten hinzufügen. Der Absender steht danach im Adressbuch zur Verfügung.
Kalender und Termine
Zweite Zeitzone anzeigen
Datei > Optionen > Kalender > Zeitzonen. Aktivieren Sie eine zweite Zeitzone und vergeben Sie eine Bezeichnung — sinnvoll für Termine mit Auslandsstandorten.
Feiertage hinzufügen
Datei > Optionen > Kalender > Feiertage hinzufügen. Wählen Sie ein Land aus — die Feiertage werden in den Kalender übernommen.
Neuen Kalender oder Kalendergruppe anlegen
In der Kalender-Ansicht: Kalender hinzufügen > Neuer Kalender. Für mehrere Kalender zusammen: Start > Kalendergruppen > Neue Kalendergruppe erstellen.
Fremden Kalender öffnen
Start > Kalender hinzufügen > Aus dem Adressbuch. Suchen Sie die Kollegin / den Kollegen aus — angezeigt werden nur die Zeiträume, für die Sie freigegeben sind.
Neue Terminserie / private Terminserie
Im neuen Termin auf Serientyp. Definieren Sie Wiederholung, Beginn und Ende. Für private Termine zusätzlich Privat aktivieren — Stellvertreter sehen dann nur „beschäftigt".
Verfügbarkeit von Teilnehmern anzeigen
Im Termin auf den Reiter Terminplanungs-Assistent wechseln — Sie sehen die Belegung aller eingeladenen Personen und können das Zeitfenster bei Bedarf verschieben.
Stellvertretung
Zugriff für einen Stellvertreter einrichten
Datei > Kontoeinstellungen > Zugriffsrechte für Stellvertretung. Fügen Sie die Person hinzu und wählen Sie pro Ordner (Kalender, Posteingang, Aufgaben …) eine Berechtigungsstufe.
Termine und Besprechungen in Stellvertretung bearbeiten
Sobald die Berechtigung „Bearbeiter" vergeben ist, können Sie im fremden Kalender Termine anlegen, ändern und absagen — im Auftrag der vertretenen Person.
Kontakte und Notizen
Neuen Kontakt anlegen
In der Personen-Ansicht Neuer Kontakt. Pflichtfeld ist nur der Name — alles weitere kann nachgetragen werden.
Neue Kontaktliste erstellen
In der Personen-Ansicht Neue Kontaktliste. Geben Sie der Liste einen Namen und fügen Sie Mitglieder hinzu — entweder aus dem Adressbuch oder per E-Mail-Adresse.
Modul „Notizen" einblenden
Über das Drei-Punkte-Menü in der unteren Navigationsleiste > Notizen. Mit Neue Notiz legen Sie kurze Memos an, die direkt im Postfach liegen bleiben.
Einstellungen und Automatisierung
Automatische Antwort einrichten
Datei > Automatische Antworten. Aktivieren, Zeitraum festlegen, separaten Text für interne und externe Empfänger möglich. Bei Rückkehr deaktiviert sich die Antwort automatisch zum eingestellten Endzeitpunkt.
Aufgabe aus einer E-Mail erstellen
Ziehen Sie die E-Mail per Maus auf das Aufgaben-Symbol in der unteren Navigationsleiste. Outlook legt eine Aufgabe an und übernimmt Betreff und Text.
Automatisches Leeren von „Gelöschte Elemente"
Datei > Optionen > Erweitert > Outlook starten und beenden > Häkchen Ordner „Gelöschte Elemente" beim Beenden leeren.