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Migration
Von Notes zu agree21M365
Vor der Migration – Checkliste
Bereiten Sie Ihre Notes-Umgebung rechtzeitig vor, damit die Migration reibungslos verläuft.
E-Mails aufräumen
- Nicht benötigte E-Mails löschen
- Anhänge >50 MB löschen oder lokal sichern — sie werden NICHT migriert!
- E-Mails inkl. Anhang >100 MB werden NICHT migriert
Ordner und Kontakte vorbereiten
- Ordnerstruktur aufräumen
- Private Ordner in öffentliche konvertieren — sonst landen Inhalte in „verwaiste Dokumente"
- Lokale Kontakte in Mail-Datenbank importieren / Kontaktsynchronisation aktivieren
Termine bereinigen
- Offene Termineinladungen zu- oder absagen
3 Tage vor CutOver
KEINE Aufräumaktionen mehr durchführen!
Frozen Zone
Beginnt 3 Wochen vor Cutover. Alle Benutzeraktionen müssen vorher abgeschlossen sein.
iQ.Suite-Signaturen
Werden 14 Tage vor CutOver übertragen. Danach sind keine Änderungen mehr möglich!
Was wird migriert – und was nicht
| ✓ Wird migriert | ✗ Wird NICHT migriert |
|---|---|
| E-Mails der letzten 365 Tage (ältere ins Exchange Online-Archiv) | E-Mail-Regeln |
| Kalender: 2 Jahre Vergangenheit bis unbegrenzt Zukunft | Sametime-Chatprotokolle |
| Kontakte aus serverseitiger Datenbank (inkl. Verteilerlisten) | Junk-Ordner |
| Aufgaben mit Fälligkeitsdatum | Anhänge >50 MB (nur Hinweis in Outlook) |
| Entwürfe und Vorlagen (landen in „Entwürfe") | E-Mails >100 MB |
| Verschlüsselte Elemente (automatisch ent- und neu verschlüsselt) | Persönliche Vorlagen / Kategorien / Farben |
| Gelesen-/Ungelesen-Markierungen | Farbkodierung im Kalender |
| Persönliches Notes-Archiv | Termine älter als 2 Jahre |
| Ordnerstruktur inkl. leere Ordner | Lokale Kontakte (wenn nicht synchronisiert) |
| Abwesenheitsnotiz (Standard-Nachricht) | Berechtigungen auf Unterordner |
Der erste Tag nach der Migration
Folgen Sie diesen Schritten in der angegebenen Reihenfolge:
- PC neu starten
- Bei bestehender Office-Lizenz: In MS Office und Edge abmelden
- Bei office.com mit UPN anmelden (
genoid@bankendomain.de) — wichtig für den Zugang zum Atruvia-Hub - Teams starten und anmelden (SSO — kein Kennwort nötig)
- OneDrive starten und einrichten — Speicherort NICHT ändern!
- Outlook starten — Teams MUSS vorher gestartet sein!
Fehlermeldung „ältere Version" bei Teams
Einfach schließen — die Meldung ist unproblematisch.
Tipp
In den ersten Tagen können Elemente in der Desktop-App fehlen. In Outlook Online sind sie sofort verfügbar.
Nach der Migration – wichtige Aufgaben
Prüfen und korrigieren Sie nach der Migration folgende Punkte:
- Junk-Ordner prüfen — Microsoft klassifiziert manchmal E-Mails falsch als Spam.
- Serientermine prüfen — Benutzerdefinierte Serien werden als Einzeltermine migriert und müssen neu angelegt werden.
- Private Termine — Stellvertreter-Berechtigung muss explizit gesetzt werden.
- Feiertage anpassen — Von „frei" auf „gebucht" ändern, sonst plant der Terminplanungsassistent Termine an Feiertagen!
- Vorlagen sichern als .oft-Dateien. Sonst verschwinden sie beim Senden aus dem Entwürfe-Ordner.
- Audiokonferenz-PIN aufbewahren — kommt per E-Mail.
- Berechtigungen auf Unterordner müssen nach der Migration neu vergeben werden.
- OneNote — Nach der Migration unter Laufwerk J: zu finden.
Notes vs. Outlook – Die wichtigsten Unterschiede
Diese Tabelle hilft Ihnen, gewohnte Notes-Funktionen in Outlook wiederzufinden.
| Funktion | HCL Notes | Outlook |
|---|---|---|
| E-Mail an mehrere | Empfänger mit Komma trennen | Empfänger mit Semikolon trennen |
| Termine weiterleiten | Delegieren | Aktionen → Weiterleiten |
| Signatur | Einstellungen → Signatur | Datei → Optionen → E-Mail → Signaturen |
| Neuer Ordner | Ordnerpfeil | Rechtsklick → Neuer Ordner |
| Abwesenheit | Aktionen → Abwesenheit | Datei → Automatische Antworten ACHTUNG: iQ.Suite Clerk beachten! |
| Senden und Ablegen | Direkte Funktion | Register Optionen → „Gesendetes Element speichern unter" |
| E-Mail-Vorlagen | Vorlagen-Funktion | Drei Punkte (…) → Vorlagen anzeigen |
Organisator-Rolle ist NICHT übertragbar! Eine Besprechung bleibt immer im Kalender des Organisators.
Schriftart im Ordnerbereich kann in Outlook NICHT geändert werden.
Automatisch wiederkehrende Nachrichten sind in Outlook NICHT möglich.
Stellvertretung in Outlook
Stellvertretung vergeben (10 Schritte)
- Outlook öffnen und Datei klicken
- Kontoeinstellungen → Zugriffsrechte für Stellvertretung
- Auf Hinzufügen klicken
- Gewünschte Person aus dem Adressbuch auswählen
- Berechtigungsstufe für Kalender festlegen
- Berechtigungsstufe für Posteingang festlegen
- Berechtigungsstufe für Kontakte festlegen
- Berechtigungsstufe für Aufgaben festlegen
- Option „Zusammenfassung senden" aktivieren (empfohlen)
- Mit OK bestätigen
Berechtigungsstufen
| Stufe | Rechte |
|---|---|
| Besitzer | Vollzugriff – lesen, erstellen, ändern, löschen, Ordner verwalten |
| Bearbeiter | Lesen, erstellen, ändern, löschen – keine Ordnerverwaltung |
| Autor | Lesen und eigene Elemente erstellen/ändern |
| Prüfer | Nur lesen |
| Keine | Kein Zugriff |
Unterordner werden NICHT vererbt! Jeder Unterordner muss einzeln freigegeben werden.
Nur Einzelpersonen oder Mail-Enabled Security Groups können als Stellvertreter eingesetzt werden — NICHT Kontaktgruppen oder Verteiler!
E-Mails als „privat" markieren schützt NICHT zuverlässig vor dem Zugriff durch Stellvertreter.
Für Abteilungsleitungen: Besprechungsanfragen
Es gibt drei Optionen:
- Anfragen nur an Stellvertreter senden — Nur die Stellvertretung sieht die Anfragen
- Anfragen an beide senden — Sie und Ihre Stellvertretung erhalten die Anfragen
- Anfragen nur an mich senden — Nur Sie selbst erhalten die Anfragen
Für Assistenz / Sekretariat
- Postfach öffnen: Datei → Öffnen und exportieren → Ordner eines anderen Benutzers öffnen
- Dauerhaft einbinden: Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen → Ändern → Weitere Einstellungen → Erweitert → Hinzufügen
- Im Auftrag senden: Über das Von-Feld eine andere Person als Absender wählen (Berechtigung „Senden im Auftrag von" erforderlich)
Für Administratoren – MigSupport-DB
Zweck der MigSupport-DB
Die MigSupport-Datenbank ist das zentrale Werkzeug für Administratoren zur Planung und Steuerung der Migration. Hier werden Benutzer zugeordnet, Migrationsoptionen festgelegt und der Status überwacht.
Frozen Zone
Die Frozen Zone beginnt 3 Wochen vor dem CutOver. In dieser Phase dürfen keine Strukturänderungen an Postfächern, Verteilern oder Berechtigungen vorgenommen werden.
Größenlimits
| Objekt | Max. Größe |
|---|---|
| Benutzer-Postfach | 60 GB |
| Mail-In-Datenbank | 30 GB |
| SMTP-Adresse | max. 64 Zeichen |
Migrationsoptionen
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Standard | Reguläre Migration gemäß dem Migrationszeitplan |
| Pilot | Vorzeitige Migration für Testbenutzer (max. 10 User) |
| Kontakt-Objekt | Es wird lediglich ein Kontakt-Objekt in Exchange angelegt (kein Postfach) |
| Keine Migration | Benutzer wird nicht migriert |
Kalenderfreigabe-Optionen im Ziel
Nach der Migration können Kalenderfreigaben in Exchange Online konfiguriert werden. Die gewünschten Freigabeeinstellungen werden vorab in der MigSupport-DB festgelegt.
Freigabe- und Funktionstester
Am Cutover-Samstag werden Freigabe- und Funktionstester benötigt, die die migrierten Postfächer auf Vollständigkeit und Funktionalität prüfen.
Gruppen
| Typ | Verwendung |
|---|---|
| Mailfähige Sicherheitsgruppe | Kann für E-Mail-Verteilung und Berechtigungsvergabe verwendet werden (z. B. Stellvertretung) |
| Verteilergruppe | Ausschließlich für den E-Mail-Versand an mehrere Empfänger |
Freigegebene Postfächer (SharedMailbox)
| Berechtigung | Verhalten |
|---|---|
| SendAs (Senden als) | E-Mail erscheint so, als hätte die SharedMailbox selbst gesendet |
| SendOnBehalf (Senden im Auftrag) | E-Mail zeigt „Gesendet im Auftrag von" – der tatsächliche Absender ist sichtbar |
Erweiterte Lizenz für Mail-In-Datenbanken
Hinweis
Für Mail-In-Datenbanken mit einem Speicherbedarf von 30–60 GB ist eine erweiterte Lizenz erforderlich. Diese kostet 6 EUR / Monat zusätzlich.