Microsoft Lists
Strukturierte Daten und Ansichten
Was ist Microsoft Lists?
Mit Microsoft Lists strukturieren Sie Informationen in Form von Listen mit eigenen Spalten, Ansichten und Filtern. Eine Liste sieht aus wie eine intelligente Tabelle — mit dem Vorteil, dass mehrere Personen gleichzeitig arbeiten und Regeln automatisch ausgeführt werden können.
Abgrenzung zu Planner
Lists erfasst Daten (Spalten, Filter, Regeln) — Planner verwaltet Aufgaben (Buckets, Fälligkeiten, Zuweisungen). Beide lassen sich in Teams als Registerkarte einbinden.
Praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Lists starten und erste Liste anlegen
MS Lists starten
Öffnen Sie office.com und wählen Sie im App-Starter Lists aus. Sie sehen Ihren persönlichen Lists-Bereich mit allen für Sie sichtbaren Listen.
Eine neue Liste anlegen
Klicken Sie auf Neue Liste. Sie haben drei Wege: aus einer leeren Liste, aus einer Vorlage oder aus einer Excel-Tabelle.
Neue Liste basierend auf einer Vorlage
Bei Neue Liste auf Vorlage verwenden klicken — Lists bietet vorkonfigurierte Listen für Problemverfolgung, Veranstaltungsplanung, Inventar u. a. an. Vorlage anpassen und speichern.
Neue Liste basierend auf einer Excel-Tabelle
Bei Neue Liste auf Aus Excel klicken, Datei auswählen, Tabelle markieren. Lists übernimmt Spaltennamen und Daten und schlägt passende Spaltentypen vor.
Spalten und Einträge bearbeiten
Eine neue Spalte hinzufügen
In der Listenansicht ganz rechts auf Spalte hinzufügen. Wählen Sie den Spaltentyp (Text, Zahl, Datum, Auswahl, Person …) und vergeben Sie einen Namen.
Element einer Liste hinzufügen
Oben links auf Neu klicken — das Eingabeformular öffnet sich mit allen Spalten. Felder ausfüllen, Speichern.
Ansichten, Filter und Löschen
Eine neue Listenansicht erstellen
Oben rechts auf Ansicht hinzufügen. Wählen Sie zwischen Liste, Kalender, Galerie oder Brett. Pro Ansicht können unterschiedliche Spalten, Sortierungen und Filter eingestellt werden.
Eine Liste filtern
Über das Filter-Symbol oben rechts oder per Klick auf die Spaltenüberschrift. Mehrere Filter lassen sich kombinieren und in einer Ansicht speichern.
Aktionen-Menü öffnen
Pro Eintrag oder für die ganze Liste öffnen Sie das Aktionen-Menü über das Drei-Punkte-Symbol. Hier finden Sie u. a. Kopieren, Exportieren, Freigeben.
Eine Liste löschen
Über Listeneinstellungen > Löschen. Achtung: Die Liste wandert in den SharePoint-Papierkorb des dazugehörigen Standorts — eine Wiederherstellung ist von dort aus innerhalb der Aufbewahrungsfrist möglich.