Microsoft To Do
Persönliche Aufgaben verwalten
Was ist Microsoft To Do?
To Do ist die App für das Nachhalten persönlicher Aufgaben. Sie funktioniert eng verzahnt mit Outlook (gekennzeichnete E-Mails landen automatisch als Aufgaben in To Do) und steht zusätzlich im Browser zur Verfügung.
Abgrenzung zu Planner
To Do ist für Sie persönlich. Planner ist für Aufgaben im Team. Aufgaben, die Ihnen in Planner zugewiesen werden, können in To Do gesammelt angezeigt werden.
Praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen
To Do starten
To Do in Outlook starten
In Outlook unten links auf das Aufgaben-Symbol klicken — To Do öffnet sich eingebettet im Outlook-Fenster.
To Do im Browser öffnen
Über das Atruvia-Portal oder direkt über den App-Starter auf office.com > To Do auswählen.
Aufgaben und Listen anlegen
Neue Aufgabe in To Do erstellen
Aufgabe direkt im Eingabefeld Aufgabe hinzufügen tippen und Enter drücken. Detailansicht durch Klick auf die Aufgabe öffnen.
Neue Aufgabenliste erstellen
Links unten auf Neue Liste klicken und einen Namen vergeben. Listen helfen, Aufgaben thematisch zu trennen (z. B. Projekte, Privates, Ausbildung).
Aufgaben anreichern
Fälligkeitsdatum zu einer Aufgabe hinzufügen
In der Aufgaben-Detailansicht Fälligkeit hinzufügen. Aufgaben mit Fälligkeit erscheinen in der Liste „Geplant" und „Mein Tag".
Serienaufgabe erstellen
Im Detailfenster Wiederholen auswählen (täglich, wöchentlich, monatlich oder benutzerdefiniert). Nach Erledigung wird automatisch der nächste Termin erzeugt.
Notizen zu einer Aufgabe hinzufügen
Im Detailfenster im Bereich Notiz Text ergänzen — gut für Kontext, der zur Erledigung gebraucht wird.
Teilschritte einer Aufgabe
Über Schritt hinzufügen einzelne Etappen erfassen. Jeder Schritt lässt sich separat abhaken.
Dokument einer Aufgabe hinzufügen
Über Datei hinzufügen in der Detailansicht. Dateien werden im persönlichen OneDrive abgelegt.
Anzeige und Synchronisation
Aufgabenlisten anzeigen und verbergen
Links per Klick auf den Listennamen die jeweilige Liste öffnen. Mit dem Drei-Punkte-Menü an einer Liste lässt sich diese ausblenden, ohne sie zu löschen.
Aufgaben im Kalender anzeigen
Aufgaben mit Fälligkeit erscheinen in der intelligenten Liste Geplant. In Outlook werden sie zusätzlich neben dem Kalender eingeblendet.
Synchronisierung von Aufgaben
To Do gleicht Aufgaben automatisch zwischen den Endgeräten und mit Outlook ab. Eine in Outlook erfasste, mit der Flagge Zur Nachverfolgung markierte E-Mail erscheint dadurch in To Do.
Verbindung zu Outlook
E-Mail zur Nachverfolgung kennzeichnen
In Outlook auf das Flaggen-Symbol einer Nachricht klicken — die Mail erscheint danach automatisch in To Do unter Gekennzeichnete E-Mail.
Aufgabe aus einer E-Mail erstellen
Mail per Drag & Drop auf die Aufgaben-Liste links ziehen oder über Rechtsklick > Aufgabe erstellen. Inhalt der Mail wird mitübernommen.
Aufgaben verwalten
Aufgabe löschen
Rechtsklick auf die Aufgabe > Löschen. Erledigte Aufgaben können alternativ über den Filter Erledigte ausblenden ausgeblendet bleiben.